PRZED EVENTEM
Gdzie znajdę regulamin dla wystawców?
Regulamin dla wystawców dostępny jest tutaj na naszej stronie: https://hikari.pl/wystawcy.
Jak mogę zgłosić swoje stoisko? Jak wygląda ten proces?
Aby zgłosić stoisko należy wypełnić formularz zgłoszeniowy dostępny na naszej stronie.
Sam proces jest bardzo prosty i można go opisać w trzech punktach:
- Wypełnienie i odesłanie formularza zgłoszeniowego przez wystawcę.
- Rozpatrzenie zgłoszenia przez organizatora.
- Kontakt mailowy z organizatorem w celu podpisania umowy (jeśli stoisko zostało
przyjęte).
Gdzie znajdę cennik?
Cennik jest dostępny na naszej stronie internetowej: https://hikari.pl/wystawcy.
Kiedy najpóźniej mogę zgłosić stoisko?
Zgłoszenia przyjmowane są do dnia: 30.06.2024
Czy impreza zapewnia stoły oraz krzesła?
Stoiska “Mini-mini” oraz “Mini-maxi” mają zagwarantowaną zabudowę w postaci:
Jednego krzesła oraz jednego stołu dla modułu “Mini-mini” oraz jednego krzesła i dwóch
stołów dla modułu “Mini-maxi”. Stoiska “Standard” oraz “Extra” nie posiadają gotowej
zabudowy.
Wystawca może zamówić usługi dodatkowe, np. krzesła, stoły, przyłącze prądu; poprzez
formularz zgłoszeniowy.
Stoiska “Mini-mini” oraz “Mini-maxi” nie mają możliwości dokupienia dodatkowych stołów.
Jakie są wymiary stolików, które wystawca może zamówić?
Oferujemy ławki, które są na stanie Uczelni. Przybliżony wymiar: 120 × 60
Gdzie mogę zaparkować samochód?
Na terenie wydarzenia znajduje się parking. Podczas Hikari 2024 wystawca może
skorzystać z miejsca parkingowego, co musi zgłosić podczas formularza zgłoszeniowego.
Wjazd w celu chwilowego postoju (montaż, demontaż) możliwy jest od tyłu uczelni Collegium
Da Vinci od strony ul. Na Podgórniku (jest tam parking miejski, gdzie obowiązuje opłata w
parkomacie).
W okolicy znajdują się również inne parkingi miejskie (opłata w miejskim parkomacie).
Jak uzyskać dostęp do prądu na stoisku?
Wystawca może zamówić usługi dodatkowe, w tym zapotrzebowanie na prąd, poprzez
formularz zgłoszeniowy.
Jaka będzie dostępna moc prądu?
Oferujemy możliwość podłączenia się do standardowego gniazda 1000 W
Na zewnątrz posiadamy 3 gniazda 16A/230 V – 3 gniazda 16A/400 V – podlicznik dla
każdego obwodu osobno.
Kiedy mam pewność, że moje stoisko zostało przyjęte?
Po otrzymaniu akceptacji zgłoszenia gwarancją posiadania stoiska jest dostarczenie
podpisanej umowy drogą mailową albo fizycznie do dnia 25.07.2024. W przypadku, gdy
Twoje stoisko zostało przyjęte z listy rezerwowej, masz czas na dostarczenie umowy do
4.08.2024.
Co w przypadku, kiedy muszę zrezygnować ze stoiska?
Rezygnację z przestrzeni handlowej można złożyć do 25.07.2024. Wszelkie szczegóły
zawarte będą w umowie.
Czy istnieje limit miejsc dla wystawców, których możecie przyjąć?
Tak, impreza posiada ograniczoną przestrzeń wystawienniczą.
Gdzie znajdę listę tegorocznych wystawców?
Lista tegorocznych wystawców zostanie udostępniona po zakończeniu zgłoszeń na naszej
stronie internetowej.
Czy są dostępne opcje dodatkowe, takie jak reklama w programie konwentu
lub inne formy promocji?
Wystawca może zamówić usługi marketingowe, poprzez formularz zgłoszeniowy.
Popełniłem błąd w zgłoszeniu gdzie mogę to zgłosić?
Błędy w zgłoszeniach można zgłaszać mailowo na adres: [email protected].
Czy muszę zakupić bilet na wydarzenie, będąc wystawcą?
Stoiska “Mini-mini” oraz “Mini-maxi” otrzymują w pakiecie jeden bilet, a stoiska “Standard” i
“Extra” otrzymują dwa bilety na całe wydarzenie.
Każdy dodatkowy bilet można zamówić w specjalnej cenie poprzez formularz zgłoszeniowy.
Czy akredytacja jest imienna?
Tak, na stanowisku akredytacji na pewno będą pytać o Twoje dane, ale sam identyfikator nie
będzie podpisany – można podpisać się dowolnie.
Czy jest coś, czego nie mogę sprzedawać?
Zabroniona jest sprzedaż przedmiotów przeznaczonych dla dorosłych odbiorców oraz
zagrażających zdrowiu i życiu innych. Wszelkie informacje zawarte są w regulaminie.
Wystawcy zobowiązani są do wystawienia wyłącznie przedmiotów, którymi obrót prawny jest
dozwolony i nie naruszających praw osób trzecich dotyczących własności intelektualnej, w
szczególności w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach
pokrewnych oraz ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. o prawie własności przemysłowej.
W TRAKCIE EVENTU
Dotarłem na teren konwentu. Co teraz?
Po przybyciu na miejsce należy udać się na stanowisko akredytacji specjalnej celem odbioru
wejściówek. W razie problemów ze znalezieniem miejsca na stoiska prosimy o kontakt z
organizatorem wystawców.
Gdzie znajduje się akredytacja dla wystawców?
Punkt akredytacyjny dla wystawców będzie zaznaczony na mapie dostępnej na naszej
stronie. W razie kłopotów z odnalezieniem go prosimy o kontakt z przypisanym
organizatorem wystawców.
W jakich godzinach otwarty jest konwent? Jakie są godziny handlowe?
Informacje dot. miejsca i czasu trwania wydarzenia można znaleźć w ogólnym regulaminie
konwentu, ale rozpisaliśmy Wam najważniejsze godziny ^^
- Montaż:
- Piątek 16.08.2024 od 10:00 do 14:30
- Sprzedaż:
- Piątek 16.08.2024 od 15:00 do 21:00
- Sobota 17.08.2024 od 9:00 do 21:00
- Niedziela 18.08.2024 od 9:00 do 15:00
- Demontaż:
- Niedziela 18.08.2024 od 16:00 do 19:00
Zapewniamy brak dostępu do stoisk dla uczestników w godzinach nocnych (23:00-09:00)
oraz patrol Stref Wystawców po zakończeniu oficjalnych godzin handlowych (po 21:00).
Czy ktoś na miejscu pomoże mi rozstawić stoisko?
Montaż, demontaż oraz obsługa stoiska leżą wyłącznie po stronie Wystawcy.
Czy na Hikari jest sieć WiFi?
Przy oczekiwanej liczbie uczestników najlepiej będzie zadbać o dostęp do Internetu
samodzielnie. Nie gwarantujemy połączenia z siecią.
Potrzebuję pomocy na evencie. Gdzie mogę się zgłosić?
Przypisany organizator wystawców chętnie udzieli Ci pomocy – wystarczy się skontaktować!
A w razie co na korytarzu na pewno znajdą się inni organizatorzy lub Nasi niezawodni
helperzy!
Czy na terenie eventu jest punkt sanitarny?
Tak, stanowisko medyków zaznaczone będzie na mapie konwentu.
Czy wydarzenie jest chronione?
Tak, na terenie konwentu będzie ochrona.
O której mogę przyjechać na miejsce jako wystawca i ile czasu jest na przygotowanie stoiska?
Wystawca jest zobowiązany do przygotowania swojego stoiska przed rozpoczęciem eventu
w piątek 16 sierpnia w godzinach 10:00-14:30.
Czy wystawca ma obowiązek przyjmować tzw. walutę konwentową?
Wystawca ma obowiązek przyjąć walutę konwentową od uczestnika.
Waluta konwentowa nie obowiązuje zaś stoisk gastronomicznych i foodtrucków.
Gdzie mogę wyrzucić śmieci?
Przed eventem organizator prześle odpowiednią instrukcję postępowania z odpadami. Na
miejscu będą z pewnością wolontariusze dbający na bieżąco o porządek na obiekcie.
Czy istnieją ograniczenia dotyczące głośności muzyki lub innych dźwięków na
stoiskach?
Nie możemy Wam zakazać puszczać muzyki, jednak w trosce o dobro wspólne, Wasze
Wystawcy oraz uczestników i innych obecnych, prosimy o zachowanie umiaru w jej
głośności. 😉
PO EVENCIE
Do kiedy muszę zdemontować stoisko i posprzątać?
Wystawca jest zobowiązany do opuszczenia terenu konwentu do godziny 19:00 w niedzielę
18.08.2024.
Za co mogą zostać nałożone dodatkowe opłaty?
Informacje na ten temat zawarte będą w umowie.