PRZED EVENTEM:
- Gdzie znajdę regulamin dla Wystawców?
Regulamin dla Wystawców dostępny jest tutaj na naszej stronie: hikari.pl/wystawcy.
- Jak mogę zgłosić swoje stoisko? Jak wygląda ten proces?
Aby zgłosić stoisko należy wypełnić formularz zgłoszeniowy dostępny na naszej stronie.
Sam proces jest bardzo prosty i można go opisać w trzech punktach:
A. Wypełnienie i odesłanie formularza zgłoszeniowego przez Wystawcę.
B. Rozpatrzenie zgłoszenia przez Organizatora.
C. Kontakt mailowy z Organizatorem w celu podpisania umowy (jeśli stoisko zostało przyjęte).
- Gdzie znajdę cennik?
Cennik jest dostępny na naszej stronie internetowej: hikari.pl/wystawcy.
- Kiedy najpóźniej mogę zgłosić stoisko?
Zgłoszenia przyjmowane są do dnia: 30.06.2025
- Czy impreza zapewnia stoły oraz krzesła?
Stoiska “Mini-mini” oraz “Mini-maxi” mają zagwarantowaną zabudowę w postaci:
jednego krzesła oraz jednego stołu dla modułu “Mini-mini” oraz jednego krzesła i dwóch stołów dla modułu “Mini-maxi”.
Stoiska “Mini-mini” oraz “Mini-maxi” nie mają możliwości dokupienia dodatkowych stołów.
Stoiska “Standard” oraz “Extra” nie posiadają gotowej zabudowy.
Wystawca może zamówić usługi dodatkowe, np. krzesła, stoły, przyłącze prądu; poprzez formularz zgłoszeniowy.
UWAGA!
Wyposażenie należy zawrzeć w formularzu zgłoszeniowym bądź później podczas komunikacji mailowej z Organizatorem przed podpisaniem umowy.
Zgodnie z cennikiem ceny wyposażenia zgłoszonego po 24.08.2025 są wyższe!
- Jakie są wymiary stolików, które Wystawca może zamówić?
Oferujemy ławki, które są na stanie Uczelni. Przybliżony wymiar: 120 × 60cm.
- Gdzie mogę zaparkować samochód?
Na terenie wydarzenia znajduje się parking. Podczas Hikari 2025 wystawca może skorzystać z jednego miejsca parkingowego, co musi zgłosić podczas wypełniania formularza zgłoszeniowego. Ilość miejsc parkingowych jest ograniczona! Oferujemy także tzw. “wjazdówki tymczasowe”, które pozwalają na chwilowy wjazd na teren parkingu w celu za i wyładunku podczas trwania montażu oraz demontażu wydarzenia.
Ponadto wjazd w celu chwilowego postoju możliwy jest od tyłu uczelni Collegium Da Vinci od strony ul. Na Podgórniku (jest tam parking miejski, gdzie obowiązuje opłata w parkomacie).
W okolicy znajdują się również inne parkingi miejskie (opłata w miejskim parkomacie).
- Jak uzyskać dostęp do prądu na stoisku?
Wystawca może zamówić usługi dodatkowe, w tym zapotrzebowanie na prąd, poprzez formularz zgłoszeniowy.
- Jaka będzie dostępna moc prądu?
Oferujemy możliwość podłączenia się do standardowego gniazda.
Na zewnątrz posiadamy 3 gniazda 16A/230 V – 3 gniazda 16A/400 V – podlicznik dla każdego obwodu osobno.
- Kiedy mam pewność, że moje stoisko zostało przyjęte?
Po otrzymaniu akceptacji zgłoszenia gwarancją posiadania stoiska jest dostarczenie podpisanej umowy drogą mailową albo fizycznie do dnia 08.08.2025. W przypadku, gdy Twoje stoisko zostało przyjęte z listy rezerwowej, masz czas na dostarczenie umowy do 4.08.2024.
- Co w przypadku, kiedy muszę zrezygnować ze stoiska?
Rezygnację z przestrzeni handlowej można złożyć do 25.07.2024. Wszelkie szczegóły zawarte będą w umowie.
- Czy istnieje limit miejsc dla Wystawców, których możecie przyjąć?
Tak, impreza posiada ograniczoną przestrzeń wystawienniczą.
- Gdzie znajdę listę tegorocznych Wystawców?
Lista tegorocznych Wystawców zostanie udostępniona na naszej stronie internetowej oraz w aplikacji Konwencik w zakładce Hikari 2025.
- Czy są dostępne opcje dodatkowe, takie jak reklama w postaci plakatów lub inne formy promocji?
Wystawca może zamówić usługi marketingowe, poprzez formularz zgłoszeniowy.
- Popełniłem błąd w zgłoszeniu, gdzie mogę to zgłosić?
Błędy w zgłoszeniach należy zgłaszać mailowo na adres: [email protected]
- Czy muszę zakupić bilet na wydarzenie, będąc Wystawcą?
Stoiska “Mini-mini” oraz “Mini-maxi” otrzymują w pakiecie jeden bilet, a stoiska “Standard” i “Extra” otrzymują dwa bilety na całe wydarzenie.
Każdy dodatkowy bilet można zamówić w specjalnej cenie poprzez formularz zgłoszeniowy.
- Czym są stoiska rotacyjne?
Stoiska rotacyjne, tzw. stoiska jednodniowe to stoiska czasowe. Wystawca poprzez formularz może zgłosić chęć otrzymania stoiska jednodniowego – w piątek, sobotę lub niedzielę. Stoiska rotacyjne posiadają gotową zabudowę i nie ma możliwość ich modyfikacji.
Stoiska rotacyjne to idealne rozwiązanie dla kogoś, kto chce zadebiutować na konwencie bądź chce móc sprzedawać swoje produkty przez jeden dzień, a inne dni konwentu bawić się ze znajomymi 😉
- Czy akredytacja jest imienna?
Tak, na stanowisku akredytacji na pewno będą pytać o Twoje dane, ale sam identyfikator nie będzie podpisany – można podpisać się dowolnie.
- Czy jest coś, czego nie mogę sprzedawać?
Zabroniona jest sprzedaż przedmiotów przeznaczonych dla dorosłych odbiorców oraz zagrażających zdrowiu i życiu innych. Wszelkie informacje zawarte są w regulaminie.
Wystawcy zobowiązani są do wystawienia wyłącznie przedmiotów, którymi obrót prawny jest dozwolony i nie naruszających praw osób trzecich dotyczących własności intelektualnej, w szczególności w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. o prawie własności przemysłowej.
W TRAKCIE EVENTU:
- Dotarłem na teren wydarzenia. Co teraz?
Po przybyciu na miejsce należy udać się na stanowisko akredytacji specjalnej celem odbioru wejściówek. W razie problemów ze znalezieniem miejsca stoiska prosimy o kontakt telefoniczny z Organizatorami ds. Wystawców.
- Gdzie znajduje się akredytacja dla Wystawców?
Punkt akredytacyjny dla Wystawców będzie zaznaczony na mapie dostępnej na naszej stronie oraz w pigułce info, którą otrzymacie na maila przed wydarzeniem. W razie kłopotów z odnalezieniem go prosimy o kontakt z jednym z Organizatorów ds. Wystawców.
- W jakich godzinach otwarty jest konwent? Jakie są godziny handlowe?
Informacje dot. miejsca i czasu trwania wydarzenia można znaleźć w ogólnym regulaminie konwentu, ale rozpisaliśmy Wam najważniejsze godziny.
-
Montaż:
- Piątek 29.08.2025 od 10:00 do 14:30
-
Sprzedaż:
- Piątek 29.08.2025 od 15:00 do 21:00
- Sobota 30.08.2025 od 9:00 do 21:00
- Niedziela 31.08.2025 od 9:00 do 15:00
-
Demontaż:
- Niedziela 31.08.2025 od 16:00 do 19:00
Zapewniamy brak dostępu do stoisk dla uczestników w godzinach nocnych (23:00-09:00) oraz patrol Stref Wystawców po zakończeniu oficjalnych godzin handlowych (po 21:00).
- Czy ktoś na miejscu pomoże mi rozstawić stoisko?
Montaż, demontaż oraz obsługa stoiska leżą wyłącznie po stronie Wystawcy.
- Czy na Hikari jest sieć WiFi?
Przy oczekiwanej liczbie uczestników najlepiej będzie zadbać o dostęp do Internetu samodzielnie. Nie gwarantujemy połączenia z siecią, aczkolwiek będziemy starać się zrobić wszystko, co w naszej mocy.
- Potrzebuję pomocy na evencie. Gdzie mogę się zgłosić?
Przed wydarzeniem otrzymacie od nas pigułkę info, w której zawarte będą numery telefonów do zespołu Organizatorów ds. Wystawców. Wystarczy do nas zadzwonić lub wysłać sms’a 😉 Zastrzegamy sobie też, że w czasie trwania wydarzenia nie będziemy odpowiadać na kontakt mailowy, pamiętajcie o tym!
W razie nagłych sytuacji dookoła na pewno znajdą się inni Organizatorzy lub Nasi niezawodni wolontariusze.
- Czy na terenie wydarzenia jest punkt sanitarny?
Tak, stanowisko medyków zaznaczone będzie na mapie konwentu.
- Czy wydarzenie jest chronione?
Tak, na terenie wydarzenia będzie ochrona.
- O której mogę przyjechać na miejsce jako Wystawca i ile czasu jest na przygotowanie stoiska?
Wystawca jest zobowiązany do przygotowania swojego stoiska przed rozpoczęciem eventu w piątek 29 sierpnia w godzinach 10:00 – 14:30.
W przypadku Wystawców na stoiskach rotacyjnych:
- piątek – 29 sierpnia w godzinach 10:00 – 14:30,
- sobota – 30 sierpnia w godzinach 8:00 – 9:00,
- niedziela – 31 sierpnia w godzinach 8:00 – 9:00.
- Czy Wystawca ma obowiązek przyjmować tzw. walutę konwentową?
Wystawca ma obowiązek przyjąć walutę konwentową od Uczestnika. Warunki przyjmowania waluty określać będzie umowa, zaś wzór waluty prześlemy Wam w pigułce info tuż przed wydarzeniem.
Waluta konwentowa nie obowiązuje stoisk gastronomicznych i foodtrucków.
- Gdzie mogę wyrzucić śmieci?
Przed wydarzeniem Organizator prześle odpowiednią instrukcję postępowania z odpadami. Na miejscu posiadamy uczelnianą kadrę dbającą o porządek, a także nasi Wolontariusze będą na bieżąco nadzorować czystość obiektu.
- Czy istnieją ograniczenia dotyczące głośności muzyki lub innych dźwięków na stoiskach?
Nie możemy Wam zakazać puszczać muzyki, jednak w trosce o dobro wspólne, prosimy o zachowanie umiaru w jej głośności 😉
PO EVENCIE:
- Do kiedy muszę zdemontować stoisko i posprzątać?
Wystawca jest zobowiązany do opuszczenia terenu konwentu do godziny 19:00 w niedzielę 31.08.2025.
W przypadku Wystawców na stoiskach rotacyjnych:
- piątek – 29 sierpnia w godzinach 21:00 – 22:00,
- sobota – 30 sierpnia w godzinach 21:00 – 22:00,
- niedziela – 31 sierpnia do godziny 19:00.
- Za co mogą zostać nałożone dodatkowe opłaty?
Informacje na ten temat zawarte będą w umowie.