Regulamin konwentu „Hikari 2024”

Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin określa warunki uczestnictwa w wydarzeniu Festiwal Kultury Azjatyckiej Hikari 2024 zwanym dalej Konwentem, odbywającym się w dniach 16-18 sierpnia 2024 roku na terenie Collegium Da Vinci przy ulicy gen. Tadeusza Kutrzeby 10 w Poznaniu.
2. Uczestnikiem konwentu jest każda osoba, która dokonała akredytacji na konwent. 
3. Uczestnictwo w konwencie wymaga zapoznania się z regulaminem i jego akceptacją, potwierdzoną w momencie akredytacji. Regulamin dostępny jest do wglądu w każdej chwili w punkcie akredytacji oraz na stronie WWW hikari.pl.
4. Organizatorem konwentu jest Stowarzyszenie Klub Fantastyki Druga Era z siedzibą w Poznaniu (61-131) przy ul. Kaliskiej 22a/23, zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem 0000207209. Konwent jest imprezą naukowo-kulturalną w rozumieniu ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. 2020 poz. 194 z późniejszymi zmianami). Występujące elementy artystyczne, czy też rozrywkowe pełnią wyłącznie rolę pomocniczą wobec wyżej wymienionego charakteru imprezy. 
5. Nieprzestrzeganie niniejszego regulaminu może wiązać się z usunięciem z terenu konwentu bez zwrotu poniesionych kosztów.

Czas i miejsce wydarzenia

6. Konwent odbywa się na terenie Collegium Da Vinci w miejscach wyznaczonych przez Organizatora. Konwent rozpoczyna się w piątek 16 sierpnia o godzinie 15:00. 
7. Akredytacja działać będzie w czasie wyznaczonym przez Organizatora. Dokładne godziny pracy akredytacji zostaną opublikowane na stronie internetowej hikari.pl przed wydarzeniem.
8. Konwent kończy się w niedzielę 18 sierpnia o godzinie 16:00. Wszystkich uczestników uprasza się o opuszczenie budynków, w których odbywa się konwent do tego momentu.
9. We wszystkich budynkach będzie miała miejsce przerwa techniczna w godzinach nocnych, w czasie której uczestnicy konwentu nie mogą przebywać w budynkach konwentu bez specjalnej zgody organizatorów. 
10. W celach przygotowania obiektu Organizator może przyznać wstęp do miejsca konwentu wybranym osobom poza godzinami trwania wydarzenia – w szczególności dotyczy to wystawców i obsługi.
11. Osoby ze wstępem na jeden dzień uprawnione są odpowiednio co do rodzaju ich biletu do przebywania na terenie konwentu do 22:59 w piątek, do 22:59 w sobotę lub do końca konwentu w niedzielę.
12. Strefa wystawców zamykana jest na noc. W tym czasie wstęp uczestników do strefy wystawców jest zabroniony.

Akredytacja

13. Akredytacja rozumiana jest jako otrzymanie pozwolenia wejścia na teren konwentu przez Organizatora potwierdzonego stosownymi dla roli osoby akredytowanej identyfikatorem i opaską. Akredytacja odbywa się poprzez: zakupienie biletu wstępu na miejscu trwania wydarzenia; okazanie niewykorzystanego biletu wstępu osoby akredytowanej zakupionego online lub na bazie indywidualnych ustaleń z Organizatorem. 
14. W celu uczestnictwa w wydarzeniu należy udać się do punktu akredytacyjnego, aby uzyskać identyfikator i opaskę. Konwent jest imprezą zamkniętą i wstęp bez akredytacji dla osób postronnych jest zabroniony.
15. Każdy uczestnik zobowiązany jest nosić opaskę oraz identyfikator w widocznym miejscu. Niewykonanie czynności może wiązać się z usunięciem z terenu imprezy. 
16. Do momentu zakończenia konwentu identyfikator i opaska pozostają własnością Organizatora. Organizator zastrzega sobie prawo do odebrania uczestnikowi identyfikatora w przypadku rażącego naruszenia regulaminu i konieczności wydalenia uczestnika z terenu konwentu.
17. Zabrania się zerwania lub zdjęcia opaski na terenie konwentu. Osoby bez identyfikatora i opaski będą kierowane do punktu akredytacyjnego w celu uzyskania nowej opaski, a w razie odmowy – usunięte z terenu Konwentu.
18. Podczas akredytacji należy okazać dokument ze zdjęciem poświadczający nazwisko i wiek uczestnika.
19. Osoby małoletnie (Osoby, które na dzień rozpoczęcia wydarzenia nie ukończyły 18 roku życia) biorące udział w konwencie samodzielnie zobowiązane są przedstawić przy akredytacji pisemną zgodę rodzica lub opiekuna prawnego wg wzoru na stronie WWW wydarzenia. Osoby niepełnoletnie bez zgody rodzica oraz dzieci, które w dniu zaczęcia imprezy nie ukończyły 13 roku życia, bez obecności rodzica lub opiekuna nie są uprawnione do wzięcia udziału w wydarzeniu.
20. Dzieci, które w dniu rozpoczęcia imprezy nie ukończyły 13 roku życia, mają wstęp na wydarzenie wyłącznie pod opieką i stałą pieczą rodzica lub opiekuna.
21. Dzieci, które w dniu rozpoczęcia imprezy nie ukończyły 6 roku życia, wchodzą na konwent pod opieką i stałą pieczą rodzica lub opiekuna mają prawo do darmowej akredytacji. Podczas akredytacji należy okazać dokument potwierdzający wiek dziecka taki jak: dowód osobisty, paszport, książeczka zdrowia, zaświadczenie o uczęszczaniu do przedszkola lub inny, z którego jasno wynika, w jakim wieku jest dziecko.
22. Specjalnej akredytacji Organizator udziela:
    1. wolontariuszom pomagającym współtworzyć konwent, 
    2. osobom prowadzącym atrakcje,
    3. osobom prowadzącym stoiska,
    4. osobom prowadzącym działalność medialną na podstawie indywidualnych ustaleń (w tym robienie fotografii poza prywatnym użytkiem) według Regulaminu współpracy medialnej,
    5. osobom współpracującym z Organizatorem na podstawie indywidualnych ustaleń.
23. Osoby, którym przysługuje specjalna akredytacja, zostaną skierowane do kolejki właściwej dla swojego rodzaju akredytacji.
24. Osoby z niepełnosprawnościami w stopniu umiarkowanym i znacznym mają prawo do uzyskania darmowej akredytacji na miejscu, w dniu wydarzenia, po okazaniu dokumentów potwierdzających stopień niepełnosprawności, takich jak legitymacja osoby niepełnosprawnej lub innych wymienionych w art. 7  Dz.U. 2002 nr 179 poz. 1495. Opiekunowie towarzyszący osobom z niepełnosprawnościami w stopniu umiarkowanym i znacznym mają prawo do priorytetowej obsługi, o ile w momencie akredytacji towarzyszą osobie z niepełnosprawnością. Opiekunowie osób niepełnosprawnych w trakcie akredytacji mogą zostać poproszeni o okazanie dokumentów potwierdzających stopień niepełnosprawności osoby wziętej w opiekę, takich jak legitymacja osoby niepełnosprawnej lub innych wymienionych w art. 7  Dz.U. 2002 nr 179 poz. 1495. Organizator zastrzega, że dokumenty dotyczące niepełnosprawności będą każdorazowo weryfikowane i Organizator ma prawo nie uznać dokumentu, jeżeli brak jest podstaw do stwierdzenia niepełnosprawności uczestnika. 
25. Osoby z niepełnosprawnościami w stopniu umiarkowanym i znacznym mają prawo do priorytetowej obsługi podczas akredytacji. Takie osoby powinny zgłosić swoje potrzeby organizatorom na miejscu w trakcie akredytacji. W razie pytań co do możliwości wsparcia dla osób z niepełnosprawnościami prosimy o kontakt mailowy: [email protected]  

Porządek i bezpieczeństwo

26. Uczestnik ma prawo do:
    1. uczestnictwa w atrakcjach,
    2. korzystania ze stoisk wystawców,
    3. wsparcia informacyjnego od służby porządkowej,
    4. zapewnienia bezpieczeństwa od ochrony i służby porządkowej,
    5. opieki medycznej w przypadkach nagłych.
27. Opieka udzielana przez służbę medyczną ma charakter doraźny. Osoba korzystająca z pomocy medycznej ma obowiązek przedstawić służbie medycznej informacje odnośnie swojego stanu zdrowia, alergii i posiadanych/przyjmowanych leków. W uzasadnionych przypadkach służba medyczna może przetransportować osobę do zakładu opieki zdrowotnej.
28. Uczestnikom zabrania się:
    1. spożywania alkoholu oraz zażywania substancji odurzających na terenie konwentu,
    2. przebywania na terenie konwentu w stanie wskazującym na wpływ w/w substancji,
    3. palenia papierosów oraz używania inhalatorów nikotynowych poza miejscem do tego wyznaczonym,
    4. agitacji politycznej i religijnej,
    5. propagowania ideologii w państwie polskim zabronionych prawem,
    6. działalności reklamowej i marketingowej – poza akredytowanymi podmiotami,
    7. wnoszenia wszelkich niebezpiecznych przedmiotów, w tym broni palnej (w tym czarno-prochowej), materiałów wybuchowych i pirotechnicznych, broni białej (za wyjątkiem tzw. broni białej bezpiecznej), niezabezpieczonych pistoletów na kulki (replik ASG) i materiałów radioaktywnych oraz innych przedmiotów wymienionych w ustawie z dnia 21 maja 1999 r. o broni i amunicji.; specjalne zasady dotyczące niebezpiecznych przedmiotów wykorzystywanych w konkursie cosplay opisane są w regulaminie konkursu
    8. kierowania replik broni w stronę innych osób poza sytuacjami wyraźnej zgody (np. pozowanie do zdjęć),
    9. nękania, napastowania oraz agresji wobec innych uczestników konwentu,
    10. wprowadzania zwierząt – wyjątkiem są przewodnicy osób z niepełnosprawnościami,
    11. dewastacji, zaśmiecania, bądź przywłaszczenia mienia uczelni i uczestników,
    12. zakłócania spokoju innych osób,
    13. przebywania w miejscach oznaczonych jako niedostępne dla uczestników,
    14. fotografowania w miejscach oznaczonych zakazem.
29. Organizator nie utożsamia się z poglądami i tezami głoszonymi przez uczestników wydarzenia. 
30. Organizator nie odpowiada za rzeczy zagubione podczas wydarzenia. Wszystkie przedmioty znalezione przez uczestników i obsługę wydarzenia będą zgłaszane w punkcie info, a po wydarzeniu Organizator przechowa rzeczy zagubione na okres minimum dwóch tygodni.
31. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody majątkowe i niemajątkowe spowodowane przez innych uczestników.
32. Uczestnicy powinni stosować się do poleceń obsługi wydarzenia. Osoby stanowiące obsługę wydarzenia legitymują się specjalnymi identyfikatorami oraz opaskami. Wśród obsługi wydarzenia wyróżnia się, w narastającym porządku odpowiedzialności:
    1. Służbę porządkową (w tym ochronę oraz służbę medyczną),
    2. Koordynatorów,
    3. Koordynatora Głównego.
33. Wszelkie zdarzenia mające wpływ na bezpieczeństwo uczestników konwentu należy zgłaszać obsłudze wydarzenia.
34. W przypadku, gdy w zastanej sytuacji dotyczącej bezpieczeństwa lub zdrowia uczestników nastąpi podejrzenie popełnienia przestępstwa, Organizator niezwłocznie powiadomi Policję.

Przepisy końcowe

35. Organizator zastrzega sobie prawo do wykorzystania wizerunku uczestników konwentu, w tym zdjęć z konkursu cosplay i fotostudia, w celach informacyjnych i promocyjnych, a także udostępniania tych zdjęć do podobnych celów swoim partnerom bez ograniczeń czasowych i geograficznych.
36. Następujące regulaminy stanowią rozszerzenie regulaminu konwentu “Hikari 2024” i są dostępne w miejscach wymienionych w pkt 2. niniejszego regulaminu, w szczególności:
    1. regulamin wystawców,
    2. regulamin współpracy medialnej,
    3. regulamin twórców atrakcji,
    4. regulamin wolontariuszy,
    5. regulamin konkursu cosplay,
    6. regulamin konkursu “Hikari Idol contest”,
    7. pozostałe regulaminy pomniejszych inicjatyw i instancji konwentu.
37. Skargi i wnioski przyjmują koordynatorzy wydarzenia w biurze konwentowym podczas trwania wydarzenia oraz pod adresem [email protected]
38. W przypadku zdarzenia losowego, takiego jak ogłoszenie żałoby narodowej, zmianie obostrzeń przeciwepidemicznych, poważnej awarii na terenie Konwentu, a także innych przyczyn, które uniemożliwiają zorganizowanie Konwentu w przewidzianym kształcie, a za które Organizator nie ponosi odpowiedzialności, ma on prawo do odwołania imprezy, zmiany daty i/lub miejsca jej odbywania się, bez wcześniejszego uprzedzenia. W takim przypadku posiadaczowi akredytacji przysługują uprawnienia przewidziane przepisami prawa.
39. Organizator zastrzega sobie prawo do korekty niniejszego Regulaminu oraz powiązanych regulaminów z pkt. 36 nie później niż 3 dni robocze przed wydarzeniem bez powiadomienia uczestników.
40. W razie wszelkich wątpliwości interpretacja Regulaminu należy do Organizatora.
41. We wszelkich sprawach nieobjętych niniejszym regulaminem mają zastosowanie regulamin Collegium Da Vinci  i przepisy Kodeksu Cywilnego.
42. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

ZAŁĄCZNIK NR 1 DO REGULAMINU KONWENTU “HIKARI 2024”

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Stowarzyszenie Klub Fantastyki Druga Era z siedzibą w Poznaniu (61-131) przy ul. Kaliskiej 22a/23, zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem 0000207209. Poniżej znajdą Państwo wszelkie niezbędne informacje dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych w związku z realizacją zawartej z Państwem umowy oraz w celu jej należytego wykonania.
2. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie zgody, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora w celu realizacji Konwentu “Hikari 2024”, transakcji sprzedaży biletu, rejestracji prelegentów i uczestników,, a także kontaktu z Państwem w razie takiej potrzeby oraz w celu rozpatrzenia ewentualnych reklamacji czy dochodzenia roszczeń. Zakres zbieranych danych to: imię i nazwisko, data urodzenia, numer zamówienia, numer telefonu, adres e-mail, w przypadku wystawców będących osobami fizycznymi również numer PESEL oraz adres korespondencyjny, a w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą także dane identyfikacyjne (NIP, numer konta) dla celów rozliczenia zawartych zobowiązań i realizacji obowiązków prawnych i podatkowych wynikających z przepisów prawa.
3. Podanie danych jest dobrowolne. Niepodanie danych uniemożliwia jednak realizację rejestracji uczestnika, a tym samym obsługę zamówienia.
4. Państwa dane osobowe mogą być przekazywane naszym partnerom w celu niezbędnym do prawidłowej realizacji umowy. Dotyczy to podmiotów prowadzących dla nas obsługę informatyczną czy księgową, firm zajmujących się dochodzeniem roszczeń, pośredniczących w zamawianiu usług kurierskich, operatorów pocztowych, firm kurierskich, serwisów obsługujących druk czy serwisów obsługujących płatności internetowe, oraz usługami ochrony. Dane osobowe wystawców mogą być przekazane poza obszar EOG, do zaufanych partnerów dostarczających usługi internetowe i posiadających odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa (Privacy Shield). O takich przypadkach wystawcy zostaną odpowiednio poinformowani.
5. Jako Administrator zapewniamy Państwu prawo dostępu do danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania. Mogą Państwo także skorzystać z uprawnienia do złożenia wobec Administratora sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawa do przenoszenia danych do innego administratora danych. W przypadku wyrażenia dobrowolnej zgody przysługuje Państwu prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie w dowolnym momencie, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
6. Mają Państwo prawo wnieść skargę dotyczącą przetwarzania danych osobowych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
7. Dane osobowe nie będą przekazane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych.
8. Administrator  nie prowadzi działań zautomatyzowanego przetwarzania danych ani profilowania.
9. W sprawach dotyczących danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem e-mail: [email protected]