Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin określa warunki uczestnictwa w wydarzeniu Festiwal Kultury Azjatyckiej Hikari 2025 zwanym dalej Konwentem, odbywającym się w dniach 29-31 sierpnia 2025 roku na terenie Collegium Da Vinci przy ulicy gen. Tadeusza Kutrzeby 10 w Poznaniu.
2. Uczestnikiem konwentu jest każda osoba, która dokonała akredytacji na konwent.
3. Uczestnictwo w konwencie wymaga zapoznania się z regulaminem i jego akceptacją, potwierdzoną w momencie akredytacji. Regulamin dostępny jest do wglądu w każdej chwili w punkcie akredytacji oraz na stronie WWW hikari.pl.
4. Organizatorem konwentu jest Stowarzyszenie Klub Fantastyki Druga Era z siedzibą w Poznaniu (61-131) przy ul. Kaliskiej 22a/23, zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem 0000207209. Konwent jest imprezą naukowo-kulturalną w rozumieniu ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. 2020 poz. 194 z późniejszymi zmianami). Występujące elementy artystyczne, czy też rozrywkowe pełnią wyłącznie rolę pomocniczą wobec wyżej wymienionego charakteru imprezy.
5. Nieprzestrzeganie niniejszego regulaminu może wiązać się z usunięciem z terenu konwentu bez zwrotu poniesionych kosztów.

Czas i miejsce wydarzenia

6. Konwent odbywa się na terenie Collegium Da Vinci w miejscach wyznaczonych przez Organizatora. Konwent rozpoczyna się w piątek 29 sierpnia o godzinie 15:00.
7. Akredytacja działać będzie w czasie wyznaczonym przez Organizatora. Dokładne godziny pracy akredytacji zostaną opublikowane na stronie internetowej hikari.pl przed wydarzeniem.
8. Konwent kończy się w niedzielę 31 sierpnia o godzinie 16:00. Wszystkich uczestników uprasza się o opuszczenie budynków, w których odbywa się konwent do tego momentu.
9. We wszystkich budynkach będzie miała miejsce przerwa techniczna w godzinach nocnych, w czasie której uczestnicy konwentu nie mogą przebywać w budynkach konwentu bez specjalnej zgody organizatorów.
10. W celach przygotowania obiektu Organizator może przyznać wstęp do miejsca konwentu wybranym osobom poza godzinami trwania wydarzenia – w szczególności dotyczy to wystawców i obsługi.
11. Osoby ze wstępem na jeden dzień uprawnione są odpowiednio co do rodzaju ich biletu do przebywania na terenie konwentu do 22:59 w piątek, do 22:59 w sobotę lub do końca konwentu w niedzielę.
12. Strefa wystawców zamykana jest na noc. W tym czasie wstęp uczestników do strefy wystawców jest zabroniony.

Akredytacja

13. Akredytacja rozumiana jest jako otrzymanie pozwolenia wejścia na teren konwentu przez Organizatora potwierdzonego stosownymi dla roli osoby akredytowanej identyfikatorem i opaską. Akredytacja odbywa się poprzez: zakupienie biletu wstępu na miejscu trwania wydarzenia; okazanie niewykorzystanego biletu wstępu osoby akredytowanej zakupionego online lub na bazie indywidualnych ustaleń z Organizatorem.
14. Politykę oraz harmonogram prowadzenia sprzedaży biletów określa zał. nr 2 regulaminu ogólnego festiwalu Hikari
15. W celu uczestnictwa w wydarzeniu należy udać się do punktu akredytacyjnego, aby wymienić bilet na identyfikator i opaskę. Konwent jest imprezą zamkniętą i wstęp bez akredytacji dla osób postronnych jest zabroniony.
16. Każdy uczestnik zobowiązany jest nosić opaskę oraz identyfikator w widocznym miejscu. Niewykonanie czynności może wiązać się z usunięciem z terenu imprezy.
17. Do momentu zakończenia konwentu identyfikator i opaska pozostają własnością Organizatora. Organizator zastrzega sobie prawo do odebrania uczestnikowi identyfikatora w przypadku rażącego naruszenia regulaminu i konieczności wydalenia uczestnika z terenu konwentu.
18. Zabrania się zerwania lub zdjęcia opaski na terenie konwentu. Osoby bez identyfikatora i opaski będą kierowane do punktu akredytacyjnego w celu uzyskania nowej opaski, a w razie odmowy – usunięte z terenu Konwentu.
19. Podczas akredytacji należy okazać dokument ze zdjęciem poświadczający nazwisko i wiek uczestnika.
20. Osoby niepełnoletnie (Osoby, które na dzień rozpoczęcia wydarzenia nie ukończyły 18 roku życia) biorące udział w konwencie samodzielnie zobowiązane są przedstawić przy akredytacji pisemną zgodę rodzica lub opiekuna prawnego wg wzoru na stronie WWW wydarzenia. Osoby małoletnie bez zgody rodzica oraz dzieci, które w dniu zaczęcia imprezy nie ukończyły 13 roku życia, bez obecności rodzica lub opiekuna nie są uprawnione do wzięcia udziału w wydarzeniu.
21. Dzieci, które w dniu rozpoczęcia imprezy nie ukończyły 13 roku życia, mają wstęp na wydarzenie wyłącznie pod opieką i stałą pieczą rodzica lub opiekuna.
22. Specjalnej akredytacji Organizator udziela:
    1. wolontariuszom pomagającym współtworzyć konwent,
    2. osobom prowadzącym atrakcje,
    3. osobom prowadzącym stoiska,
    4. osobom prowadzącym działalność medialną na podstawie indywidualnych ustaleń (w tym robienie fotografii poza prywatnym użytkiem) według Regulaminu współpracy medialnej,
    5. osobom współpracującym z Organizatorem na podstawie indywidualnych ustaleń.
23. Osoby, którym przysługuje specjalna akredytacja, zostaną skierowane do kolejki właściwej dla swojego rodzaju akredytacji.

Porządek i bezpieczeństwo

24. Uczestnik ma prawo do:
    1. uczestnictwa w atrakcjach,
    2. korzystania ze stoisk wystawców,
    3. wsparcia informacyjnego od służby porządkowej,
    4. zapewnienia bezpieczeństwa od ochrony i służby porządkowej,
    5. opieki medycznej w przypadkach nagłych.
25. Opieka udzielana przez służbę medyczną ma charakter doraźny. Osoba korzystająca z pomocy medycznej ma obowiązek przedstawić służbie medycznej informacje odnośnie swojego stanu zdrowia, alergii i posiadanych/przyjmowanych leków. W uzasadnionych przypadkach służba medyczna może przetransportować osobę do zakładu opieki zdrowotnej.
26. Uczestnikom wydarzenia zabrania się:
    1. spożywania alkoholu oraz zażywania substancji odurzających na terenie konwentu,
    2. przebywania na terenie konwentu w stanie wskazującym na wpływ w/w substancji,
    3. palenia papierosów oraz używania inhalatorów nikotynowych poza miejscem do tego wyznaczonym,
    4. agitacji politycznej i religijnej,
    5. propagowania ideologii w państwie polskim zabronionych prawem,
    6. działalności reklamowej i marketingowej – poza akredytowanymi podmiotami,
    7. prowadzenia sprzedaży lub innej działalności handlowej bez uzyskania zgody od organizatora,
    8. prowadzenia zbiórek pieniędzy na dowolne cele bez zgody organizatora,
    9. wnoszenia wszelkich niebezpiecznych przedmiotów, w tym broni palnej (w tym czarno-prochowej), materiałów wybuchowych i pirotechnicznych, broni białej (za wyjątkiem tzw. broni białej bezpiecznej), niezabezpieczonych pistoletów na kulki (replik ASG) i materiałów radioaktywnych oraz innych przedmiotów wymienionych w ustawie z dnia 21 maja 1999 r. o broni i amunicji.; specjalne zasady dotyczące niebezpiecznych przedmiotów wykorzystywanych w konkursie cosplay opisane są w regulaminie konkursu
    10. kierowania replik broni w stronę innych osób poza sytuacjami wyraźnej zgody (np. pozowanie do zdjęć),
    11. nękania, napastowania oraz agresji wobec innych uczestników konwentu,
    12. wprowadzania zwierząt – wyjątkiem są zwierzęta asystujące posiadające odpowiedni certyfikat,
    13. dewastacji, zaśmiecania, bądź przywłaszczenia mienia uczelni i uczestników,
    14. zakłócania spokoju innych osób,
    15. przebywania w miejscach oznaczonych jako niedostępne dla uczestników,
    16. fotografowania w miejscach oznaczonych zakazem.
    17. noszenia identyfikacji, które mogą wprowadzać w błąd innych uczestników co do roli, stanowiska lub obowiązków pełnionych przez uczestnika podczas wydarzenia, w tym m.in. koszulek, identyfikatorów oraz innych przedmiotów uzyskanych na poprzednich edycjach festiwalu
27. Organizator nie utożsamia się z poglądami i tezami głoszonymi przez uczestników wydarzenia.
28. Organizator nie odpowiada za rzeczy zagubione podczas wydarzenia. Wszystkie przedmioty znalezione przez uczestników i obsługę wydarzenia będą zgłaszane w punkcie info, a po wydarzeniu Organizator przechowa rzeczy zagubione na okres minimum dwóch tygodni.
29. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody majątkowe i niemajątkowe spowodowane przez innych uczestników.
30. Uczestnicy powinni stosować się do poleceń obsługi wydarzenia. Osoby stanowiące obsługę wydarzenia legitymują się specjalnymi identyfikatorami oraz opaskami. Wśród obsługi wydarzenia wyróżnia się, w narastającym porządku odpowiedzialności:
    1. Służbę porządkową (w tym ochronę oraz służbę medyczną),
    2. Koordynatorów,
    3. Koordynatora Głównego.
31. Wszelkie zdarzenia mające wpływ na bezpieczeństwo uczestników konwentu należy zgłaszać obsłudze wydarzenia.
32. W przypadku, gdy w zastanej sytuacji dotyczącej bezpieczeństwa lub zdrowia uczestników nastąpi podejrzenie popełnienia przestępstwa, Organizator niezwłocznie powiadomi Policję.

Przepisy końcowe

33. Organizator zastrzega sobie prawo do wykorzystania wizerunku uczestników konwentu, w tym zdjęć z konkursu cosplay i fotostudia, w celach informacyjnych i promocyjnych, a także udostępniania tych zdjęć do podobnych celów swoim partnerom bez ograniczeń czasowych i geograficznych.
34. Następujące regulaminy stanowią rozszerzenie regulaminu konwentu “Hikari 2025” i są dostępne w miejscach wymienionych w pkt 2. niniejszego regulaminu, w szczególności:
    1. regulamin wystawców,
    2. regulamin współpracy medialnej,
    3. regulamin twórców atrakcji,
    4. regulamin wolontariuszy,
    5. regulamin konkursu cosplay,
    6. regulamin konkursu “Hikari Idol contest”,
    7. pozostałe regulaminy pomniejszych inicjatyw i instancji konwentu.
35. Skargi i wnioski przyjmują koordynatorzy wydarzenia w biurze konwentowym podczas trwania wydarzenia oraz pod adresem [email protected]
36. W przypadku zdarzenia losowego, takiego jak ogłoszenie żałoby narodowej, zmianie obostrzeń przeciwepidemicznych, poważnej awarii na terenie Konwentu, a także innych przyczyn, które uniemożliwiają zorganizowanie Konwentu w przewidzianym kształcie, a za które Organizator nie ponosi odpowiedzialności, ma on prawo do odwołania imprezy, zmiany daty i/lub miejsca jej odbywania się, bez wcześniejszego uprzedzenia. W takim przypadku posiadaczowi akredytacji przysługują uprawnienia przewidziane przepisami prawa.
37. Organizator zastrzega sobie prawo do korekty niniejszego Regulaminu oraz powiązanych regulaminów z pkt. 34 nie później niż 3 dni robocze przed wydarzeniem.
38. W razie wszelkich wątpliwości interpretacja Regulaminu należy do Organizatora.
39. We wszelkich sprawach nieobjętych niniejszym regulaminem mają zastosowanie regulamin Collegium Da Vinci i przepisy Kodeksu Cywilnego.
40. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

ZAŁĄCZNIK NR 1 DO REGULAMINU KONWENTU “HIKARI 2025”

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Stowarzyszenie Klub Fantastyki Druga Era z siedzibą w Poznaniu (61-131) przy ul. Kaliskiej 22a/23, zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem 0000207209. Poniżej znajdą Państwo wszelkie niezbędne informacje dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych w związku z realizacją zawartej z Państwem umowy oraz w celu jej należytego wykonania.
2. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie zgody, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora w celu realizacji Konwentu “Hikari 2025”, transakcji sprzedaży biletu, rejestracji prelegentów i uczestników, a także kontaktu z Państwem w razie takiej potrzeby oraz w celu rozpatrzenia ewentualnych reklamacji czy dochodzenia roszczeń. Zakres zbieranych danych to: imię i nazwisko, data urodzenia, numer zamówienia, numer telefonu, adres e-mail, w przypadku wystawców będących osobami fizycznymi również numer PESEL oraz adres korespondencyjny, a w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą także dane identyfikacyjne (NIP, numer konta) dla celów rozliczenia zawartych zobowiązań i realizacji obowiązków prawnych i podatkowych wynikających z przepisów prawa.
3. Podanie danych jest dobrowolne. Niepodanie danych uniemożliwia jednak realizację rejestracji uczestnika, a tym samym obsługę zamówienia.
4. Państwa dane osobowe mogą być przekazywane naszym partnerom w celu niezbędnym do prawidłowej realizacji umowy. Dotyczy to podmiotów prowadzących dla nas obsługę informatyczną czy księgową, firm zajmujących się dochodzeniem roszczeń, pośredniczących w zamawianiu usług kurierskich, operatorów pocztowych, firm kurierskich, serwisów obsługujących druk czy serwisów obsługujących płatności internetowe, oraz usługami ochrony. Dane osobowe wystawców mogą być przekazane poza obszar EOG, do zaufanych partnerów dostarczających usługi internetowe i posiadających odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa (Privacy Shield). O takich przypadkach wystawcy zostaną odpowiednio poinformowani.
5. Jako Administrator zapewniamy Państwu prawo dostępu do danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania. Mogą Państwo także skorzystać z uprawnienia do złożenia wobec Administratora sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawa do przenoszenia danych do innego administratora danych. W przypadku wyrażenia dobrowolnej zgody przysługuje Państwu prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie w dowolnym momencie, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
6. Mają Państwo prawo wnieść skargę dotyczącą przetwarzania danych osobowych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
7. Dane osobowe nie będą przekazane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych.
8. Administrator nie prowadzi działań zautomatyzowanego przetwarzania danych ani profilowania.
9. W sprawach dotyczących danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem e-mail: [email protected]

ZAŁĄCZNIK NR 2 DO REGULAMINU KONWENTU “HIKARI 2025”

Zasady i harmonogram sprzedaży biletów

1. Sprzedaż biletów obdywa się przez serwis Ekobilet.pl
2. Bilety 3-dniowe na festiwal Hikari będą sprzedawane w następujących progach cenowych:
   1. próg blind birds od 26 sierpnia 2024 do 30 września 2024 w cenie – 139,00 zł
   2. I pula od 21 lutego 2025 do 31 maja 2025 w cenie – 149,99 zł
   3. II pula od 1 czerwca do 3 sierpnia 2025 w cenie – 169,99 zł
   4. III pula od 4 sierpnia 2025 do 28 sierpnia 2025 – 189,99 zł
   5. zakupione w kasie w dniach 29 sierpnia 2025 do 31 sierpnia 2025 – 199 zł
   6. Stage Pass od 21 lutego 2025 do 28 sierpnia 2025 lub do wyczerpania zapasów – 250 zł
   7. Shiny od 3 marca 2025 do 3 sierpnia 2025 lub do wyczerpania zapasów – 400 zł
3. Bilety 1-dniowe na festiwal Hikari będą sprzedawane w następujących progach cenowych:
   1. I pula biletów na piątek od 4 sierpnia 2025 do 28 sierpnia 2025 – 89,99 zł
   2. bilet na piątek zakupiony w kasie w dniu 29.08.2025 – 100 zł
   3. I pula biletów na sobotę od 4 sierpnia 2025 do 28 sierpnia 2025 – 129,99 zł
   4. bilet na sobotę zakupiony w kasie w dniu 30.08.2025 – 140 zł
   5. I pula biletów na niedzielę od 4 sierpnia 2025 do 28 sierpnia 2025 – 79,99 zł
   6. bilet na niedzielę zakupiony w kasie w dniu 31.08.2025 – 90 zł
4. Do ceny podstawowej biletu zakupionego przez system Ekobilet, doliczana jest też prowizja w wysokości 1,85 zł.
5. Ulga 50% od ceny biletów przysługuje tylko do biletów zakupionych w kasie
   1. Dzieciom, które w dniu rozpoczęcia imprezy nie ukończyły 13 roku życia
   2. dorosłym opiekunom powyżej 35 lat towarzyszącym dzieciom, które w dniu rozpoczęcia imprezy nie ukończyły 16 roku życia
   3. honorowym dawcom krwi i dawcom krwi Krewnych Pyrkonu
6. Ulga 100% od ceny biletów przysługuje tylko do biletów zakupionych w kasie oraz:
   1. dzieciom, które nie ukończyły 7 roku życia w dniu rozpoczęcia imprezy (wstęp wyłącznie pod opieką osoby dorosłej)
   2. Opiekunom osób niepełnosprawnych w stopniu umiarkowanym i znacznym, na podstawie procedury w załączniku nr 3 do regulaminu konwenty “Hikari 2025”
7. Uzyskanie ulgi, jest warunkowane okazaniem dokumentu, potwierdzającym warunek uzyskania ulgi.
8. Uczestnikowi przysługuje prawo do odstąpienia od umowy zgodnie z pkt, 9 oraz 10 załącznika nr 2
9. Prośby o dokonanie zwrotu pieniędzy za bilet nie za pośrednictwem platformy sprzedaży należy kierować na email: [email protected] podając następujące dane:
   1. numer biletu;
   2. email podany podczas zakupu biletu;
   3. numer telefonu podany podczas zakupu biletu;
   4. przyczyna dokonania zwrotu;
   5. numer konta, na które ma zostać dokonany zwrot (w przypadku biletów zwracanych później, niż 30 dni przed wydarzeniem).
10. Ogólne zasady przyznawania zwrotów biletów zakupionych online:
    1. zwrot można otrzymać maksymalnie do ceny zakupionego biletu, bez uwzględnienia opłat serwisowych z platformy Ekobilet;
    2. bilety specjalne SHINY nie podlegają zwrotowi;
    3. niewykorzystane bilety zakupione z zastosowaniem kodu zniżkowego na wniosek posiadacza biletu mogą zostać zwrócone tylko po podaniu przyczyny i zatwierdzeniu takiego zwrotu za zgodą Organizatora; Organizator z uwagi na promocyjną cenę biletu nie ma obowiązku wyrazić zgody na zwrot; w przypadku akceptacji zwrotu, zwrot zostanie zrealizowany w ciągu 14 dni od otrzymania niezbędnych informacji dotyczących zwrotu;
    4. zwrot niewykorzystanego biletu niebędącego biletem SHINY lub biletem zakupionym z użyciem kodu zniżkowego można wykonać do dnia 17.08.2025. Nie wymaga to podania przyczyny; zwrot zostanie zrealizowany w ciągu 14 dni od otrzymania niezbędnych informacji dotyczących zwrotu;
    5. zwrot niewykorzystanego biletu niebędącego biletem SHINY lub biletem zakupionym z użyciem kodu zniżkowego po terminie z pkt d) do dnia 28.08.2025, możliwy jest tylko po podaniu przyczyny i zatwierdzeniu takiego zwrotu przez Organizatora; Organizator nie ma obowiązku wyrazić zgody na zwrot; w przypadku akceptacji zwrotu, zwrot zostanie zrealizowany w ciągu 14 dni od otrzymania niezbędnych informacji dotyczących zwrotu;
    6. zwroty niewykorzystanych biletów po terminie z pkt. e) podlegają potrąceniu opłaty administracyjnej na rzecz Organizatora w kwocie 50% wartości zakupionego biletu, chyba że zwrot wynika z odrębnych ustaleń pomiędzy posiadaczem biletu a Organizatorem; zwrot możliwy jest tylko po podaniu przyczyny i zatwierdzeniu takiego zwrotu przez Organizatora; Organizator nie ma obowiązku wyrazić zgody na zwrot; w przypadku akceptacji zwrotu, zwrot zostanie zrealizowany w ciągu 14 dni od otrzymania niezbędnych informacji dotyczących zwrotu;
    7. w dniach trwania wydarzenia nie ma możliwości zwrotu żadnego z biletów, chyba że zwrot wynika z odrębnych ustaleń pomiędzy posiadaczem biletu a Organizatorem;
    8. nie ma możliwości ubiegania się o zwrot niewykorzystanego biletu po zakończeniu się wydarzenia;
    9. wykorzystane bilety nie podlegają zwrotowi, chyba że zwrot wynika z odrębnych ustaleń pomiędzy posiadaczem biletu a Organizatorem.
11. Wszelkie inne koszty poniesione przez posiadacza biletu w związku z rezygnacją
    nie podlegają zwrotowi przez Organizatora.
12. Szczegółowa polityka zwrotów poprzez platformę sprzedaży biletów dostępna jest w serwisie Ekobilet.pl

ZAŁĄCZNIK NR 3 DO REGULAMINU KONWENTU “HIKARI 2025”

Polityka dotycząca osób z niepełnosprawnościami oraz opiekunów OzN

1. Opiekunom lub asystentom osób z niepełnosprawnościami przysługuje uzyskanie bezpłatnej akredytacji.
2. Opiekunem lub asystentem osoby z niepełnosprawnością może być jedynie osoba, która w dniu rozpoczęcia imprezy ukończyła 18 rok życia. Wyjątkiem, są osoby, które znajdują się w pierwszej linii pokrewieństwa, które jako asystent osoby niepełnosprawnej w dniu imprezy ukończyły 14 rok życia.
3. Uzyskanie ulgi dla asystenta lub opiekuna osoby z niepełnosprawnościami uzależnione jest z posiadaniem przez osobę z niepełnosprawnością orzeczenia Powiatowego Zespołu Orzekania o Niepełnosprawności w stopniu znacznym, lub umiarkowanym, lub przez inny organ orzeczniczy.
   1. Jeżeli osoba nie ukończyła 16 roku życia, uznawane jest orzeczenie o niepełnosprawności.
   2. Jeżeli osoba, nie jest obywatelem Rzeczypospolitej Polski, uznawana jest karta parkingowa osoby niepełnosprawnej.
4. W celu uzyskania darmowego biletu dla opiekuna lub asystenta osoby z niepełnosprawnościami należy wysłać wiadomość na [email protected] wyłącznie z numerem dokumentu. Wiadomość należy wysłać do 17 sierpnia 2025.