Regulamin wystawców “Hikari 2023” – Hikari Festiwal Kultury Azjatyckiej

Niniejszy regulamin określa zasady ogólne dotyczące procesu zgłoszeń i akredytacji Wystawców na festiwalu Hikari 2023.
Niniejszy regulamin stanowi uzupełnienie regulaminu ogólnego wydarzenia.
Poprzez Wystawców rozumie się osoby fizyczne lub osoby prawne działające na mocy umowy z Organizatorem lub podmiotami uprawnionymi przez Organizatora do zawierania umów dotyczących stoisk wystawowych, które prowadzą sprzedaż towarów i usług Uczestnikom Wydarzenia lub zajmują się działalnością promocyjną.
Szczegółowe warunki porozumienia z każdym Wystawcą określa osobna umowa.
Zgłoszenia przyjmowane są do dnia 30.07.2023 r.
Formularz zgłoszeniowy dostępny jest na stronie hikari.pl.
Wysłanie zgłoszenia nie oznacza pozytywnego zatwierdzenia wniosku. Informacje o przyjęciu lub odrzuceniu zgłoszenia będą rozsyłane drogą mailową najpóźniej do 06.08.2023 r.
Adresem kontaktowym w sprawie stoisk jest [email protected]
Organizator nie jest zobowiązany do podania przyczyny odrzucenia wniosku o przyjęcie stoiska Wystawcy.
Organizator przyznaje przestrzeń kierując się zgłoszeniem Wystawcy. W przypadku przyznania stoiska o parametrach innych niż wnioskowane w zgłoszeniu organizator potwierdzi zmianę z Wystawcą drogą elektroniczną przed podpisaniem umowy.
W przypadku dużej liczby zgłoszeń Organizator może zaproponować przyjęcie Wystawcy na listę rezerwową. Wystawcy z listy rezerwowej otrzymają możliwość rozstawienia stoiska jeżeli któryś z przyjętych Wystawców wycofa swoją chęć stworzenia stoiska. Wystawcy z listy rezerwowej zostaną poinformowani o możliwości zawarcia umowy najpóźniej 20.08.2023 r.
Organizator zapewnia Wystawcom:
1. powierzchnię wystawową zadaszoną – wewnątrz budynku lub pod namiotem,
2. miejsce przeładunku towaru podczas montażu i demontażu (w przypadku parkowania poza terenem konwentu),
3. akredytację na wydarzeniu dla jednej lub więcej osób wg. indywidualnych ustaleń,
4. wstęp na teren konwentu w celu montażu stoiska
  1. w piątek, 25 sierpnia, od godziny 10:00, lub wcześniej, zgodnie z indywidualnymi ustaleniami,
  2. w sobotę 26 sierpnia i niedzielę 27 sierpnia od godziny 07:30,
5. usługi dodatkowe wg. zamówienia i ustaleń,
6. możliwość nadania przesyłki kurierskiej, po wcześniejszym uzgodnieniu z organizatorem,
7. brak dostępu do stoisk dla uczestników w godzinach nocnych (23:00-09:00) oraz patrol Strefy Wystawców po zakończeniu godzin handlowych (po 21:00).
8. odpowiedzialność za mienie pozostawione na terenie magazynu wystawców, o ile miejsce w nim zostało zamówione.
Organizator nie zapewnia miejsc parkingowych na terenie Collegium Da Vinci w trakcie trwania konwentu, chyba że umowa stanowi inaczej.
Wystawcy są zobowiązani do:
1. przygotowania swojego stoiska przed rozpoczęciem wydarzenia – w piątek, 25 sierpnia, w godzinach 10:00-14:30, lub wcześniej, zgodnie z indywidualnymi ustaleniami,
2. opuszczenia terenu konwentu do godziny 19:00 w niedzielę 27 sierpnia,
3. legitymowania się przez wszystkie osoby na stoisku identyfikatorami wystawcy otrzymanym przy akredytacji,
4. przestrzegania przepisów BHP i PPOŻ,
5. uprzedniego kontaktu z organizatorem w przypadku potrzeby wykorzystania własnej zabudowy stoiska wyższej niż 2m,
6. zachowania porządku na swoim stoisku w trakcie konwentu i po jego zakończeniu oraz pozostawienia wynajmowanej przestrzeni w stanie nienaruszonym,
7. dbałości o nie działanie na szkodę dobrego imienia uczelni i podmiotów współpracujących,
8. zachowaniu zasad bezpieczeństwa w przypadku sprzedaży replik broni białej oraz replik broni palnej (w tym ASG): broń (replika) do czasu wyjścia nabywcy z terenu imprezy winna być przechowywana w punkcie akredytacyjnym lub biurze konwentowym,
9. zachowania przepisów prawa dotyczących działalności gospodarczej lub artystycznej,
10. wystawienia wyłącznie przedmiotów, którymi obrót prawny jest dozwolony i nie naruszających praw osób trzecich dotyczących własności intelektualnej, w szczególności w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1231.) oraz ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. Prawo własności przemysłowej (Dz.U. 2001 nr 49 poz. 508. ze zm.),
11. honorowania bonów tzw. waluty konwentowej będącej nagrodą za konkursy odbywające się na terenie konwentu,
12. brania udziału w wydarzeniu w charakterze Wystawcy w trakcie godzin handlowych (09:00-21:00).
Obowiązki wynikające z przepisów prawa są obowiązkami Wystawcy i Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ich niedopełnienie.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za towar sprzedawany na stoisku Wystawcy, ani za usługi wykonywane przez Wystawcę na tym stoisku. Wystawca ponosi całkowitą odpowiedzialność za wszelkie roszczenia swoich nabywców lub usługobiorców i zobowiązany jest pokryć wszelkie szkody w tym zakresie.
Wystawcom zabrania się:
1. przyłączania urządzeń elektrycznych powodujących większe obciążenie niż 1000W, o ile ustalenia z Organizatorem nie określają inaczej,
2. sprzedaży broni palnej oraz wszelkiego rodzaju materiałów niebezpiecznych wymienionych w ustawie z dnia 21 maja 1999 r. o broni i amunicji,
3. sprzedaży towarów z kategorii spoza zadeklarowanych w formularzu zgłoszeniowym,
4. przekraczania granic wynajmowanej przestrzeni wystawienniczej,
5. prezentowania na stoisku treści niezgodnych z prawem, dobrymi obyczajami lub zasadami współżycia społecznego.
Złamanie niniejszego regulaminu może skutkować ostrzeżeniem, wycofaniem części towaru ze sprzedaży, karą umowną, bądź rozwiązaniem umowy z Wystawcą ze skutkiem natychmiastowym skutkującym wycofaniem akredytacji i wydaleniem z terenu wydarzenia. Zastosowanie któregokolwiek z tych środków nie wyłącza możliwości roszczenia przez Organizatora odszkodowania na zasadach ogólnych.
Organizator nie odpowiada za szkody Wystawców powstałe w wyniku czynników zewnętrznych (brak prądu, wody) lub wywołanych przez osoby trzecie.
Wystawca ma prawo do reklamacji w przypadku niezgodności z umową:
1. metrażu przyznanej powierzchni wystawowej,
2. usług dodatkowych (np. ławki, krzesła, przedłużacze),
3. godzin obecności uczestników w strefach wystawców.
Reklamacje przyjmowane są przez Organizatora w terminie 7 dni od zakończenia konwentu. Organizator rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od ich otrzymania.
Rezygnację z przestrzeni handlowej można złożyć do 13.08.2023. Po upływie terminu organizator zastrzega sobie prawo do potrącenia 50% wartości faktury końcowej w ramach rekompensaty. W przypadku Wystawców przyjętych z listy rezerwowej po 13.08.2023 okres ten wydłuża się do 20.08.2023.
Organizator zastrzega sobie prawo do modyfikacji regulaminu, w szczególności przepisów dotyczących godzin wstępu do Strefy Wystawców. W razie modyfikacji regulaminu zgłoszone już osoby zostaną o tym poinformowane drogą elektroniczną.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane przez Wystawcę lub przez elementy wyposażenia będące częścią stoiska Wystawcy.
Organizator zastrzega sobie prawo obciążenia Wystawcy kosztami związanymi z naprawą uszkodzonego lub zniszczonego wyposażenia stoiska (zabudowa, stoły, krzesła i inne). Organizator zastrzega sobie również prawo do obciążenia Wystawcy kosztami związanymi z naprawą bądź odrestaurowaniem uszkodzonego lub zniszczonego otoczenia stoiska (ściany, podłogi i inne elementy stałe), o ile uszkodzenie lub zniszczenie nastąpiło z winy Wystawcy.
W pozostałych sprawach mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego oraz przepisy prawa polskiego.

Wersja do pobrania