Regulamin wystawców

POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Niniejszy regulamin określa zasady ogólne dotyczące procesu zgłoszeń i akredytacji Wystawców na Festiwalu Kultury Azjatyckiej Hikari 2025.

2. Niniejszy regulamin stanowi uzupełnienie Regulaminu ogólnego wydarzenia.

3. Poprzez Wystawców rozumie się osoby fizyczne lub osoby prawne działające na mocy umowy z Organizatorem, lub podmiotami uprawnionymi przez Organizatora do zawierania umów dotyczących stoisk wystawowych, które prowadzą sprzedaż towarów i usług Uczestnikom Wydarzenia lub zajmują się działalnością promocyjną.

4. Szczegółowe warunki porozumienia z każdym Wystawcą określa osobna umowa.

WARUNKI UCZESTNICTWA W FESTIWALU

5. Chęć uczestnictwa w Festiwalu jako Wystawca zgłasza się poprzez zgłoszenie stoiska przy pomocy formularza udostępnionego przez Organizatora na stronie hikari.pl.
6. Zgłoszenia przyjmowane są do dnia 30.06.2025 r.
7. Składając swoje zgłoszenie, Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania Regulaminu ogólnego wydarzenia, Regulaminu Wystawców oraz warunków później zawartej umowy.
8. Przesłanie zgłoszenia nie oznacza pozytywnego zatwierdzenia wniosku. Informacje o ostatecznym potwierdzeniu przyjęcia lub odrzucenia zgłoszenia będą rozsyłane drogą mailową na adres mailowy podany przy zgłaszaniu stoiska najpóźniej do 13.07.2025 r.
9. Organizator nie jest zobowiązany do podania przyczyny odrzucenia wniosku o przyjęcie stoiska Wystawcy.
10. Organizator przyznaje przestrzeń, kierując się zgłoszeniem Wystawcy. W przypadku przyznania stoiska o parametrach innych niż wnioskowane w zgłoszeniu Organizator potwierdzi zmianę z Wystawcą drogą elektroniczną przed podpisaniem umowy.
11. W przypadku dużej liczby zgłoszeń Organizator może zaproponować przyjęcie Wystawcy na tzw. “listę rezerwową”. Wystawcy z listy rezerwowej otrzymają możliwość rozstawienia stoiska, jeżeli któryś z przyjętych Wystawców wycofa swoją chęć stworzenia stoiska. Wystawcy z listy rezerwowej zostaną poinformowani o możliwości zawarcia umowy najpóźniej do 12.08.2025 r.
12. Wystawca ma obowiązek odesłać podpisaną umowę do 08.08.2025, w innym przypadku zostaje skreślony z listy przyjętych stoisk, a na jego miejsce wprowadzony zostanie Wystawca z listy rezerwowej. W przypadku Wystawców z listy rezerwowej mają oni obowiązek odesłać podpisaną umowę do 19.08.2025.
13. Szczegółowe warunki porozumienia Organizatora z każdym Wystawcą określa osobna Umowa.

ZGŁOSZENIE ORAZ ROZLICZENIE STOISKA

14. Wystawca wybiera poprzez formularz zgłoszeniowy rodzaj stoiska, jego rozmiar oraz wyposażenie dodatkowe, o ile takowe potrzebuje.
15. Wszelkie zmiany w wyposażeniu stoiska Wystawca ma obowiązek zgłosić przed dniem 24.08.2025. Po tym dniu obowiązuje nowy cennik wyposażenia.
16. Organizator nie zapewnia, że po zatwierdzeniu oryginalnego zgłoszenia będzie mógł je modyfikować.
17. Jeden Wystawca może wystawić tylko jedno stoisko. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, o ile pozwalają na to warunki techniczne i organizacyjne, po uzyskaniu zgody Organizatora, Wystawca może wystawić kolejne stoisko.
18. Opłata za stoisko ustalana jest na podstawie Cennika opublikowanego na stronie internetowej hikari.pl, w której zawarte są opisy przestrzeni, jej sposób wyceny oraz koszty wykupienia elementów wyposażenia oraz usług dodatkowych.
19. Organizator zastrzega sobie, że Wystawca ma obowiązek przyjmowania waluty konwentowej – za wyjątkiem stoisk gastronomicznych lub jeżeli umowa stanowi inaczej. Warunki przyjmowania waluty określa umowa. Organizator dostarczy wzór odpowiedniego oznakowania.
20. Organizator zobowiązuje się do wysłania rozliczenia za stoiska w przeciągu 15 dni roboczych od 31.08.2025, czyli po zakończeniu wydarzenia.

ODPOWIEDZIALNOŚĆ I BEZPIECZEŃSTWO

21. Organizator zapewnia Wystawcom:
    a. powierzchnię wystawową – wewnątrz budynku lub na zewnątrz,
    b. miejsce przeładunku towaru podczas montażu i demontażu (parking),
    c. wstęp na teren konwentu w celu montażu stoiska:
    I. w piątek, 29 sierpnia, od godziny 10:00, lub wcześniej, zgodnie z indywidualnymi ustaleniami,
    II. akredytację na wydarzeniu dla jednej lub więcej osób wg. indywidualnych ustaleń,
    d. usługi dodatkowe wg. zamówienia i indywidualnych ustaleń,
    e. brak dostępu do Strefy Wystawców dla Uczestników Wydarzenia (z wyłączeniem wolontariuszy wydarzenia) w ustalonych godzinach (22:00 – 09:00).
22. Na strefie wystawców dostępna będzie możliwość wynajęcia stoiska nie-gastronomicznego na jeden dzień, zwanego dalej “Stoiskiem rotacyjnym” w przypadku takich stoisk Organizator zapewnia:
    a. powierzchnię wystawową – wewnątrz budynku,
    b. wstęp na teren konwentu w celu montażu stoiska w wybrany dzień działania stoiska rotacyjnego,
    I. w piątek, 29 sierpnia, od godziny 10:00, lub wcześniej, zgodnie z indywidualnymi ustaleniami,
    II. w sobotę, 30 sierpnia, od godziny 8:00,
    III. w niedzielę, 31 sierpnia, od godziny 8:00,
    IV. akredytację na wydarzeniu dla jednej osoby obsługującej stoisko rotacyjne; akredytacja taka ważna jest w trakcie wszystkich dni konwentu,
    V. czas pracy stoisk rotacyjnych może zostać ustalony indywidualnie i zależny jest od dnia, w którym stoisko wystawia się na Festiwalu,
23. Organizator nie zapewnia miejsc parkingowych na terenie Collegium Da Vinci w trakcie trwania konwentu, chyba że umowa stanowi inaczej.
24. Organizator zastrzega, że godziny pracy stoisk gastronomicznych mogą zostać ustalone na krótsze niż ogólne godziny pracy strefy wystawców. Informacje nt. pracy stoisk gastronomicznych zostaną zawarte w umowie, a także Wystawca stoiska gastronomicznego zostanie powiadomiony o szczegółach działania stoiska w osobnej wiadomości mailowej.
25. Wystawcy są zobowiązani do:
    a. przygotowania swojego stoiska przed rozpoczęciem wydarzenia — w piątek, 29 sierpnia, w godzinach 10:00 – 14:30, lub wcześniej, zgodnie z indywidualnymi ustaleniami; dla stoisk rotacyjnych w sobotę 30 sierpnia w godzinach 8:00 – 9:00 oraz w niedzielę 31 sierpnia w godzinach 8:00 – 9:00,
    b. opuszczenia terenu konwentu do godziny 19:00 w niedzielę 31 sierpnia,
    c. w przypadku stoisk jednodniowych ich demontaż musi odbyć się do godziny 22:00 w piątek 29 sierpnia, 22:00 w sobotę 30 sierpnia i do godziny 19:00 w niedzielę 31 sierpnia,
    d. legitymowania się przez wszystkie osoby na stoisku opaskami oraz identyfikatorami wystawcy otrzymanymi przy akredytacji,
    e. przestrzegania przepisów BHP i PPOŻ.,
    f. uprzedniego kontaktu z organizatorem w przypadku potrzeby wykorzystania własnej zabudowy stoiska wyższej niż 2 m,
    g. zachowania porządku na swoim stoisku w trakcie konwentu i po jego zakończeniu oraz pozostawienia wynajmowanej przestrzeni w stanie nienaruszonym,
    h. dbałości o niedziałanie na szkodę dobrego imienia uczelni i podmiotów współpracujących,
    i. zachowaniu zasad bezpieczeństwa w przypadku sprzedaży replik broni białej oraz replik broni palnej (w tym ASG): broń (replika) do czasu wyjścia nabywcy z terenu imprezy winna być przechowywana w punkcie akredytacyjnym lub biurze konwentowym,
    j. zachowania przepisów prawa dotyczących działalności gospodarczej lub artystycznej,
    k. wystawienia wyłącznie przedmiotów, którymi obrót prawny jest dozwolony i nienaruszających praw osób trzecich dotyczących własności intelektualnej, w szczególności w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. o prawie własności przemysłowej,
    l. zamieszczenia widocznej dla uczestników Festiwalu informacji, (według wzoru z Załącznika), czy i w jakim zakresie sprzedaje na swoim stoisku produkty bądź towary wytworzone z wykorzystaniem technologii sztucznej inteligencji (AI). Wystawca ma również obowiązek oznaczyć każdy produkt lub towar wytworzony z wykorzystaniem sztucznej inteligencji co najmniej w taki sposób, by nabywca przed zakupem miał możliwość zapoznania się z treścią tego oznaczenia, w tym z informacją, że dany produkt lub towar został wytworzony z wykorzystaniem technologii sztucznej inteligencji (AI),
    m. zamieszczenia cen sprzedawanych produktów w miejscu widocznym dla nabywcy; cena wszystkich sprzedawanych towarów powinna być ustalona przez Wystawcę i przejrzysta dla konsumenta,
    n. zamieszczenia na stoisku oznakowania dotyczącego numeracji stoiska; oznakowanie numerujące stoiska zostanie dostarczone przez Organizatora,
    o. gotowości do sprzedaży w godzinach otwarcia strefy wystawców; w przypadku spóźnienia lub konieczności wcześniejszego opuszczenia strefy, Wystawca zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia Organizatora o zaistniałym zdarzeniu,
    p. przestrzegania regulaminu uczestnictwa w Festiwalu Kultury Azjatyckiej “Hikari”.
26. Wystawcom zabrania się:
    a. przyłączania urządzeń elektrycznych powodujących większe obciążenie niż 1000 W, o ile ustalenia z Organizatorem nie określają inaczej,
    b. sprzedaży broni palnej oraz wszelkiego rodzaju materiałów niebezpiecznych wymienionych w ustawie z dnia 21 maja 1999 r. o broni i amunicji,
    c. sprzedaży towarów z kategorii spoza zadeklarowanych w formularzu zgłoszeniowym,
    d. przekraczania granic wynajmowanej przestrzeni wystawienniczej,
    e. prezentowania na stoisku treści niezgodnych z prawem, dobrymi obyczajami lub zasadami współżycia społecznego,
    f. prowadzenia sprzedaży i dystrybucji treści przeznaczonych wyłącznie dla osób dorosłych,
    g. podnajmowania lub użyczania, całości lub części wynajętej powierzchni wystawienniczej innemu podmiotowi (współwystawcy), bez pisemnej zgody Organizatora.
    h. wystawiania i sprzedaży tzw. mystery boxów (tj. wszystkich opakowań zbiorczych, do których Wystawca wkłada losowe produkty), chyba, że Organizator udzieli Wystawcy w tym zakresie wyraźnej zgody w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
27. Złamanie niniejszego regulaminu może skutkować ostrzeżeniem, wycofaniem części towaru ze sprzedaży, nałożeniem kary umownej, bądź rozwiązaniem umowy z Wystawcą ze skutkiem natychmiastowym skutkującym wycofaniem akredytacji i wydaleniem z terenu wydarzenia.
28. Organizator nie odpowiada za szkody Wystawców powstałe w wyniku czynników zewnętrznych (brak prądu, wody) lub wywołanych przez osoby trzecie.
29. Organizator zastrzega sobie prawo obciążenia Wystawcy kosztami związanymi z naprawą uszkodzonego lub zniszczonego wyposażenia stoiska (zabudowa, stoły, krzesła i inne). Organizator zastrzega sobie również prawo do obciążenia Wystawcy kosztami związanymi z naprawą bądź odrestaurowaniem uszkodzonego lub zniszczonego otoczenia stoiska (ściany, podłogi i inne elementy stałe), o ile uszkodzenie lub zniszczenie nastąpiło z winy Wystawcy
30. Obowiązki wynikające z przepisów prawa są obowiązkami Wystawcy i Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ich niedopełnienie.

DOSTĘPNOŚĆ I ORGANIZACJA PRACY STREFY WYSTAWIENNICZEJ

31. Strefy wystawiennicze dla Wystawców Organizator zobowiązuje się udostępnić:
    a. 29.08.2025 (piątek) w godzinach od 10:00 do 22:00;
    b. 30.08. 2025 (sobota) w godzinach od 8:00 do 22:00;
    c. 31.08.2025 (niedziela) w godzinach od 8:00 do 19:00.
32. W trakcie trwania Festiwalu strefy wystawiennicze będą dostępne dla uczestników Festiwalu:
    a. 29.08.2025 (piątek) w godzinach od 15:00 do 21:00,
    b. 30.08.2025 (sobota) w godzinach od 9:00 do 21:00,
    c. 31.08.2025 (niedziela) w godzinach od 9:00 do 16.00.
33. Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za przedmioty pozostawione na stoiskach na czas zamknięcia strefy wystawienniczej.
34. Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za szkody wyrządzone przez uczestników Festiwalu w obrębie stoisk w trakcie udostępnienia strefy wystawienniczej dla zwiedzających.

REKLAMA I EKSPOZYCJA

35. Wystawcy posiadający stoisko mogą w jego obrębie rozstawiać roll-upy, rozwieszać bannery, plakaty, kolportować ulotki; poza stoiskiem mogą to robić jedynie po uprzednim uzgodnieniu tego z Organizatorem (za dodatkową opłatą i wyłącznie w miejscach wyznaczonych przez Organizatora).
36. Wszystkie roll-upy, bannery, ulotki i plakaty rozmieszczone poza stoiskiem bez uprzedniego uzgodnienia tego z Organizatorem zostaną usunięte, a koszty związane z ich usunięciem poniesie właściciel tego stoiska. Roznoszenie ulotek poza stoiskiem jest zabronione.
37. Umieszczanie nazwy Festiwalu bądź jej części, jak również umieszczanie loga Festiwalu bądź jego części na sprzedawanych produktach nie jest dopuszczalne bez zawarcia umowy z Organizatorem. Naruszenie tej zasady skutkować będzie natychmiastowym wyproszeniem Wystawcy z terenu Festiwalu oraz koniecznością zapłaty odszkodowania na rzecz Organizatora oraz skorzystania przez niego z innych uprawnień na podstawie obowiązujących przepisów.
38. W przypadku odtwarzania na stoisku treści multimedialnych (np. muzyki) Wystawca jest odpowiedzialny za zapewnienie posiadania przez siebie praw wyłącznych do odtwarzanych treści.
39. Organizacja wszelkich loterii na stoisku jest dozwolona pod warunkiem dopełnienia przez Wystawcę obowiązków wynikających z przepisów prawa. Organizator nie bierze odpowiedzialności za loterie obecne na stoiskach.
40. Wystawca przekazuje Organizatorowi materiały promocyjne swojego stoiska (nazwę, opis oraz logo), wyrażając tym samym zgodę na ich upublicznienie na stronie internetowej Festiwalu Hikari oraz innych social mediach i materiałach zarządzanych przez Organizatora. Organizator zastrzega sobie możliwość korekty materiałów przesłanych do publikacji pod względem stylistycznym oraz interpunkcyjnym.
41. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za towar sprzedawany na stoisku Wystawcy, ani za usługi wykonywane przez Wystawcę na tym stoisku. Wystawca ponosi całkowitą odpowiedzialność za wszelkie roszczenia swoich nabywców lub usługobiorców i zobowiązany jest pokryć wszelkie szkody w tym zakresie.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

42. Adresem kontaktowym w sprawie Wystawców jest [email protected].
43. Reklamacje przyjmowane są przez Organizatora poprzez adres kontaktowy w terminie 7 dni od zakończenia konwentu. Organizator rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od ich otrzymania.
44. Wystawca ma prawo do reklamacji w przypadku niezgodności z umową:
    a. metrażu przyznanej powierzchni wystawowej,
    b. usług dodatkowych (np. ławki, krzesła, przedłużacze),
    c. godzin obecności uczestników w strefach wystawców.
45. Organizator zastrzega sobie prawo do modyfikacji regulaminu. W razie modyfikacji regulaminu zgłoszone już osoby zostaną o tym poinformowane drogą elektroniczną.
46. Organizatorzy nie zapewniają Wystawcy noclegu. Budynek jest zamykany na noc i nie ma możliwości pozostania w nim przez Wystawcę.
47. W sprawach nieuregulowanych regulaminem i umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego oraz przepisy prawa polskiego.