Skip to content
- Niniejszy regulamin określa zasady ogólne dotyczące procesu zgłoszeń i akredytacji Wystawców na festiwalu Hikari 2023.
- Niniejszy regulamin stanowi uzupełnienie regulaminu ogólnego wydarzenia.
- Poprzez Wystawców rozumie się osoby fizyczne lub osoby prawne działające na mocy umowy z Organizatorem lub podmiotami uprawnionymi przez Organizatora do zawierania umów dotyczących stoisk wystawowych, które prowadzą sprzedaż towarów i usług Uczestnikom Wydarzenia lub zajmują się działalnością promocyjną.
- Szczegółowe warunki porozumienia z każdym Wystawcą określa osobna umowa.
- Zgłoszenia przyjmowane są do dnia 30.07.2023 r.
- Formularz zgłoszeniowy dostępny jest na stronie hikari.pl.
- Wysłanie zgłoszenia nie oznacza pozytywnego zatwierdzenia wniosku. Informacje o przyjęciu lub odrzuceniu zgłoszenia będą rozsyłane drogą mailową najpóźniej do 06.08.2023 r.
- Adresem kontaktowym w sprawie stoisk jest [email protected]
- Organizator nie jest zobowiązany do podania przyczyny odrzucenia wniosku o przyjęcie stoiska Wystawcy.
- Organizator przyznaje przestrzeń kierując się zgłoszeniem Wystawcy. W przypadku przyznania stoiska o parametrach innych niż wnioskowane w zgłoszeniu organizator potwierdzi zmianę z Wystawcą drogą elektroniczną przed podpisaniem umowy.
- W przypadku dużej liczby zgłoszeń Organizator może zaproponować przyjęcie Wystawcy na listę rezerwową. Wystawcy z listy rezerwowej otrzymają możliwość rozstawienia stoiska jeżeli któryś z przyjętych Wystawców wycofa swoją chęć stworzenia stoiska. Wystawcy z listy rezerwowej zostaną poinformowani o możliwości zawarcia umowy najpóźniej 20.08.2023 r.
- Organizator zapewnia Wystawcom:
- powierzchnię wystawową zadaszoną – wewnątrz budynku lub pod namiotem,
- miejsce przeładunku towaru podczas montażu i demontażu (w przypadku parkowania poza terenem konwentu),
- akredytację na wydarzeniu dla jednej lub więcej osób wg. indywidualnych ustaleń,
- wstęp na teren konwentu w celu montażu stoiska
- w piątek, 25 sierpnia, od godziny 10:00, lub wcześniej, zgodnie z indywidualnymi ustaleniami,
- w sobotę 26 sierpnia i niedzielę 27 sierpnia od godziny 07:30,
- usługi dodatkowe wg. zamówienia i ustaleń,
- możliwość nadania przesyłki kurierskiej, po wcześniejszym uzgodnieniu z organizatorem,
- brak dostępu do stoisk dla uczestników w godzinach nocnych (23:00-09:00) oraz patrol Strefy Wystawców po zakończeniu godzin handlowych (po 21:00).
- odpowiedzialność za mienie pozostawione na terenie magazynu wystawców, o ile miejsce w nim zostało zamówione.
- Organizator nie zapewnia miejsc parkingowych na terenie Collegium Da Vinci w trakcie trwania konwentu, chyba że umowa stanowi inaczej.
- Wystawcy są zobowiązani do:
- przygotowania swojego stoiska przed rozpoczęciem wydarzenia – w piątek, 25 sierpnia, w godzinach 10:00-14:30, lub wcześniej, zgodnie z indywidualnymi ustaleniami,
- opuszczenia terenu konwentu do godziny 19:00 w niedzielę 27 sierpnia,
- legitymowania się przez wszystkie osoby na stoisku identyfikatorami wystawcy otrzymanym przy akredytacji,
- przestrzegania przepisów BHP i PPOŻ,
- uprzedniego kontaktu z organizatorem w przypadku potrzeby wykorzystania własnej zabudowy stoiska wyższej niż 2m,
- zachowania porządku na swoim stoisku w trakcie konwentu i po jego zakończeniu oraz pozostawienia wynajmowanej przestrzeni w stanie nienaruszonym,
- dbałości o nie działanie na szkodę dobrego imienia uczelni i podmiotów współpracujących,
- zachowaniu zasad bezpieczeństwa w przypadku sprzedaży replik broni białej oraz replik broni palnej (w tym ASG): broń (replika) do czasu wyjścia nabywcy z terenu imprezy winna być przechowywana w punkcie akredytacyjnym lub biurze konwentowym,
- zachowania przepisów prawa dotyczących działalności gospodarczej lub artystycznej,
- wystawienia wyłącznie przedmiotów, którymi obrót prawny jest dozwolony i nie naruszających praw osób trzecich dotyczących własności intelektualnej, w szczególności w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1231.) oraz ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. Prawo własności przemysłowej (Dz.U. 2001 nr 49 poz. 508. ze zm.),
- honorowania bonów tzw. waluty konwentowej będącej nagrodą za konkursy odbywające się na terenie konwentu,
- brania udziału w wydarzeniu w charakterze Wystawcy w trakcie godzin handlowych (09:00-21:00).
- Obowiązki wynikające z przepisów prawa są obowiązkami Wystawcy i Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ich niedopełnienie.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za towar sprzedawany na stoisku Wystawcy, ani za usługi wykonywane przez Wystawcę na tym stoisku. Wystawca ponosi całkowitą odpowiedzialność za wszelkie roszczenia swoich nabywców lub usługobiorców i zobowiązany jest pokryć wszelkie szkody w tym zakresie.
- Wystawcom zabrania się:
- przyłączania urządzeń elektrycznych powodujących większe obciążenie niż 1000W, o ile ustalenia z Organizatorem nie określają inaczej,
- sprzedaży broni palnej oraz wszelkiego rodzaju materiałów niebezpiecznych wymienionych w ustawie z dnia 21 maja 1999 r. o broni i amunicji,
- sprzedaży towarów z kategorii spoza zadeklarowanych w formularzu zgłoszeniowym,
- przekraczania granic wynajmowanej przestrzeni wystawienniczej,
- prezentowania na stoisku treści niezgodnych z prawem, dobrymi obyczajami lub zasadami współżycia społecznego.
- Złamanie niniejszego regulaminu może skutkować ostrzeżeniem, wycofaniem części towaru ze sprzedaży, karą umowną, bądź rozwiązaniem umowy z Wystawcą ze skutkiem natychmiastowym skutkującym wycofaniem akredytacji i wydaleniem z terenu wydarzenia. Zastosowanie któregokolwiek z tych środków nie wyłącza możliwości roszczenia przez Organizatora odszkodowania na zasadach ogólnych.
- Organizator nie odpowiada za szkody Wystawców powstałe w wyniku czynników zewnętrznych (brak prądu, wody) lub wywołanych przez osoby trzecie.
- Wystawca ma prawo do reklamacji w przypadku niezgodności z umową:
- metrażu przyznanej powierzchni wystawowej,
- usług dodatkowych (np. ławki, krzesła, przedłużacze),
- godzin obecności uczestników w strefach wystawców.
- Reklamacje przyjmowane są przez Organizatora w terminie 7 dni od zakończenia konwentu. Organizator rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od ich otrzymania.
- Rezygnację z przestrzeni handlowej można złożyć do 13.08.2023. Po upływie terminu organizator zastrzega sobie prawo do potrącenia 50% wartości faktury końcowej w ramach rekompensaty. W przypadku Wystawców przyjętych z listy rezerwowej po 13.08.2023 okres ten wydłuża się do 20.08.2023.
- Organizator zastrzega sobie prawo do modyfikacji regulaminu, w szczególności przepisów dotyczących godzin wstępu do Strefy Wystawców. W razie modyfikacji regulaminu zgłoszone już osoby zostaną o tym poinformowane drogą elektroniczną.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane przez Wystawcę lub przez elementy wyposażenia będące częścią stoiska Wystawcy.
- Organizator zastrzega sobie prawo obciążenia Wystawcy kosztami związanymi z naprawą uszkodzonego lub zniszczonego wyposażenia stoiska (zabudowa, stoły, krzesła i inne). Organizator zastrzega sobie również prawo do obciążenia Wystawcy kosztami związanymi z naprawą bądź odrestaurowaniem uszkodzonego lub zniszczonego otoczenia stoiska (ściany, podłogi i inne elementy stałe), o ile uszkodzenie lub zniszczenie nastąpiło z winy Wystawcy.
- W pozostałych sprawach mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego oraz przepisy prawa polskiego.