FAQ Wystawcy

PRZED EVENTEM

1. Gdzie znajdę regulamin dla wystawców?

Regulamin dla wystawców dostępny jest tutaj na naszej stronie: https://hikari.pl/regulamin-wystawcow

2. Jak mogę zgłosić swoje stoisko? Jak wygląda ten proces?

Aby zgłosić stoisko należy wypełnić formularz zgłoszeniowy wystawcy dostępny także na naszej stronie, zaraz obok regulaminu.

Sam proces jest prosty, można go opisać w trzech punktach:

1. Wypełnienie formularza zgłoszeniowego przez wystawcę.
2. Rozpatrzenie zgłoszenia przez organizatora.
3. Podpisanie umowy.

3. Gdzie znajdę cennik?

Cennik jest dostępny na naszej stronie internetowej oraz w formularzu.

4. Kiedy najpóźniej mogę wynająć stoisko? Kiedy dostanę odpowiedź?

Zgłoszenia przyjmowane są do dnia 30.07.2023 r.

Odpowiedzi na zgłoszenia są rozsyłane już w trakcie okresu zgłoszeniowego, nie później niż do 06.08.2023 r. Stoiska umieszczone na liście rezerwowej mogą uzyskać szansę przyjęcia w naborze uzupełniającym nie później niż 20.08.2023 r., o ile będą nadal chętne.

5. Czy impreza zapewnia stoły i krzesła?

Wystawca może zamówić usługi dodatkowe, w tym stoliki i krzesła, poprzez formularz zgłoszeniowy.

6. Jakie są wymiary stolików, które wystawca może zamówić?

Oferujemy ławki, które są na stanie Uczelni. Przybliżony wymiar to 120×60 cm.

7. Gdzie mogę zaparkować samochód?

Po zgłoszeniu zapotrzebowania na miejsce parkingowe – na parkingu CDV. Możliwy jest również parking krótkoterminowy na moment montażu i demontażu.

8. Jak uzyskać dostęp do prądu na stoisku?

Wystawca może zamówić usługi dodatkowe, w tym zapotrzebowanie na energię, poprzez formularz zgłoszeniowy.

9. Jaka będzie dostępna moc prądu?

Dostępne będzie przyłącze o mocy 1000 W.

10. Co w przypadku, kiedy muszę zrezygnować ze stoiska?

Rezygnację z przestrzeni handlowej można złożyć do 13.08.2023 . Po upływie terminu organizator zastrzega sobie prawo do potrącenia 50% wartości faktury końcowej w ramach rekompensaty.

11. Gdzie znajdę listę tegorocznych wystawców?

Lista tegorocznych wystawców zostanie udostępniona po zakończeniu zgłoszeń na naszej stronie.

12. Czy pakiet stoiska zawiera promocję w internecie?

Wystawca może zamówić usługi dodatkowe, w tym wsparcie w promocji działalności, poprzez formularz zgłoszeniowy.

13. Popełniłem błąd w zgłoszeniu, gdzie mogę to zgłosić?

Błędy w zgłoszeniach można zgłaszać mailowo na adres: [email protected]

14. Czy muszę zakupić bilet na wydarzenie będąc wystawcą?

Stoiska mini otrzymują w pakiecie jeden bilet, a stoiska standard i premium dwie wejściówki upoważniające do wejścia na całe wydarzenie, a także w godzinach montażowych. Każdy dodatkowy bilet można zamówić w specjalnej cenie poprzez formularz zgłoszeniowy.

15. Czy akredytacja jest imienna?

Na stanowisku akredytacji na pewno będą pytać o imię, ale sam identyfikator nie będzie podpisany – można podpisać się dowolnie.

16. Czy jest coś czego nie mogę sprzedawać?

Zabroniona jest sprzedaż przedmiotów nieodpowiednich dla nieletnich odbiorców oraz zagrażających zdrowiu i życiu innych.

Wystawcy zobowiązani są do wystawienia wyłącznie przedmiotów, którymi obrót prawny jest dozwolony i nie naruszających praw osób trzecich dotyczących własności intelektualnej, w szczególności w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1231.) oraz ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. Prawo własności przemysłowej (Dz.U. 2001 nr 49 poz. 508. ze zm.),

W TRAKCIE EVENTU

17. Dotarłem na teren konwentu. Co teraz?

Po przybyciu na miejsce należy udać się na stanowisko akredytacji celem odbioru biletów. W razie problemów z odnalezieniem miejsca na stoiska prosimy o kontakt z przypisanym account managerem.

18. Gdzie znajduje się akredytacja dla wystawców?

Punkt akredytacyjny dla wystawców jest zaznaczony na mapie dostępnej na naszej stronie. W razie kłopotów z odnalezieniem go prosimy o kontakt z przypisanym account managerem.

19. W jakich godzinach otwarty jest konwent? Jakie są godziny handlowe?

Informacje dotyczące i czasu trwania wydarzenia można znaleźć w ogólnym regulaminie konwentu.

Co do zasady można przyjąć że stoiska dostępne są w godzinach 09:00-21:00. Niektóre strefy wystawców w pobliżu sal prelekcyjnych mogą być również otwarte w godzinach 21:00-23:00, ale nie ma obowiązku utrzymania działania stoiska do takiej godziny. Korytarz jest wówczas monitorowany i patrolowany.

20. Czy ktoś na miejscu pomoże mi rozstawić stoisko?

Montaż, demontaż oraz obsługa stoiska leżą wyłącznie po stronie wystawcy.

21. Czy na Hikari jest sieć WiFI?

Przy oczekiwanej liczbie uczestników najlepiej będzie zadbać o dostęp do Internetu samodzielnie. Nie możemy gwarantować połączenia z siecią.

22. Potrzebuję pomocy na evencie. Gdzie mogę się zgłosić?

Przypisany account manager chętnie udzieli pomocy – wystarczy się skontaktować!

23. Czy na terenie eventu jest punkt sanitarny?

Tak, stanowisko medyków zaznaczone jest na mapie konwentu.

24. Czy na wydarzenie jest chronione?

Tak, na terenie konwentu będzie ochrona. Jest również stały monitoring.

25. O której mogę przyjechać na miejsce jako wystawca i ile czasu jest na przygotowanie stoiska?

Wystawca jest zobowiązany do przygotowania swojego stoiska przed rozpoczęciem eventu w piątek w godzinach 10:00-14:30. W sobotę i niedzielę można rozstawiać stoisko od 07:30-09:00.

26. Czy wystawca ma obowiązek przyjmować tzw. walutę konwentową?

Wystawca ma obowiązek przyjąć tzw. walutę konwentową od uczestnika, którą po zakończeniu Wydarzenia Organizator odkupi od Wystawcy.

27. Gdzie mogę wyrzucić śmieci?

Przed eventem organizator prześle odpowiednią instrukcję postępowania z odpadami.

PO EVENCIE

28. Do kiedy muszę zdemontować stoisko i posprzątać?

Wystawca jest zobowiązany do opuszczenia terenu konwentu do godziny 19:00 w niedzielę 27 sierpnia.

29. Za co mogą zostać nałożone dodatkowe opłaty?

Informacje na temat znajdują się w regulaminie dla wystawców dostępnym na naszej stronie: https://hikari.pl/regulamin-wystawcow